Цифровая платформа для проведения приёмных кампаний Южного федерального университета
О клиенте и вузе
К нам обратился Южный федеральный университет. Вуз со столетней историей, инновационное ИТ-пространство, которое готовит квалифицированных специалистов в технической и гуманитарной сферах.
Цели клиента
Ранее приёмные кампании в ЮФУ проводились очно: абитуриенты должны были прийти в университет и лично подать документы. Менеджеры вносили данные будущих студентов собственноручно при помощи 1С и отправляли в российские информационные системы (ИС).
Для упрощения подачи документов и привлечения студентов из других регионов РФ ЮФУ запланировал перевести процедуру поступления в online-формат и автоматизировать все процессы. Это важный шаг для удержания технологического лидерства среди других образовательных учреждений южного региона.
Задачи клиента
Для разработки сервиса подачи документов мы погрузились в процесс проведения приёмной кампании вуза. Команда изучила целевую аудиторию, аналогичные системы на рынке и предложила следующие идеи:
- создать интуитивно понятный и продуманный UX/UI-дизайн для поступающих, сделать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
- упростить работу представителей приёмной комиссии ЮФУ и подготовить удобный инструмент для работы с заявлениями.
Цифровая платформа решает сразу несколько важных задач:
- сокращает документооборот;
- уменьшает количество ошибок при подаче заявлений;
- быстро формирует отчёты и статистические показатели для улучшения сервиса.
Решение задач
В 2022 году государство изменило правила приёмной кампании незадолго до старта сбора документов. Поэтому команда в сжатые сроки, учитывая требования министерств и ведомств, сделала следующее:
- сформировала систему подачи заявлений, согласий и документов для абитуриентов;
- ускорила и автоматизировала процесс проверки информации от будущих студентов;
- автоматизировала создание и актуализацию конкурсных списков;
- сделала автоматическое формирование приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
- организовала автоматическое добавление информации об абитуриентах из сервиса «Госуслуги»;
- создала автоматическую выгрузку данных абитуриентов в ФИС ГИА.
Дизайн цифровой платформы
С цифровой платформой будут взаимодействовать три группы пользователей: абитуриенты, родители и менеджеры приёмной комиссии. Было необходимо спроектировать понятный интерфейс, который поможет абитуриентами и родителям подать все необходимые документы, заполнить все данные без ошибок. Также требовалось позаботиться о менеджерах — автоматизировать и упростить их работу.
Сотрудники ЮФУ могут отсматривать десятки тысяч заявлений, большинство полей заявок однотипные и с большим количеством текста. Чтобы минимизировать риск совершения ошибок, решили:
- отметить блоки с информацией, которые нужно проверять особенно внимательно;
- обозначить разделы, в которых абитуриент изменил информацию, которые требуют дополнительной проверки.
Цифровая платформа помогла достигнуть главную цель — абитуриент понимал порядок действий, быстро заполнял заявку и получал обратную связь, а менеджер эффективно выполнял свою работу без ошибок.
Интеграции и технологии
Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции.
- Суперсервис «Госуслуги» — «единое окно», через которое абитуриент подаёт заявление в вузы. Благодаря интеграции было обработано более 50 000 заявлений.
- ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора, куда передаются данные поступающих.
- Moodle — система, на которой проводятся вступительные испытания.
- 1С — интеграция с системой для ведения учёта и структурирования данных.
Также нам помогли облачные решения и микросервисы. При их помощи можно:
- в момент максимальной нагрузки системы быстро масштабироваться и обработать большое количество заявок;
- использовать сразу несколько технологий в одном цифровом решении;
- быстро и эффективно обновлять ИТ-продукт;
- ускорить разработку за счёт микрокоманд;
- выработать высокую отказоустойчивость 24/7.
Ограничения и сложности
Цифровую систему разработали и внедрили за очень короткие сроки для такого большого проекта. Работу осложняли разные факторы: меняющееся законодательство и требования государства, фиксированный дедлайн. Но работы выполнили в срок, и приёмная кампания в университете завершилась благополучно.
Российские ИС
Маппинг данных
Результаты
Мы и эксперты ЮФУ за небольшое количество времени создали комплексную и удобную платформу для абитуриентов. Цифровое решение помогло автоматизировать процедуру поступления и повысить эффективность сотрудников. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила большее количество абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления. Реализованная платформа гибкая, кастомизированная, легко масштабируемая, и её проще поддерживать, чем 1С. Благодаря совместной и плодотворной работе с Южным федеральным университетом:
- абитуриент может подавать заявления, отслеживать их статус, прикреплять документы, сдавать вступительные экзамены и вносить необходимые изменения;
- менеджер в личном кабинете может проверять заявления поступающих, вносить в них правки;
- система легко экспортирует и импортирует данные с «Госуслуги»;
- заявления экспортируются в государственную систему ФИС ГИА;
- конкурсные списки, приказы о зачислении и отчислении формируются системой автоматически.