Как закрыть проект и ничего не забыть? Данный чек-лист описывает: на что обратить внимание по завершении проекта, какие инструменты помогут вам и вашим партнерам принимать и передать проекты со значительной экономией усилий.
Доводилось ли вам сталкиваться со следующими проблемами?
- Пришло время обновить отзывы для портфолио корпоративного сайта, а контакты с Клиентом уже потеряны.
- Проект был приостановлен на длительное время, и вот пришло время продолжить его, а на чем все остановилось — никто уже не помнит: менеджер уволился, команда была расформирована и т.д.
- Не все были уведомлены о закрытии проекта, и члены команды все еще учитывали в распределении своей загрузки, что они еще могут понадобиться на этом проекте. Например, дизайнер или верстальщик, чья работа была выполнена на первой стадии проекта.
- Не был своевременно решен вопрос о поддержке продукта. Истечение срока хостинга или несвоевременный переход на другой тарифный план сервиса из-за быстрорастущего количества пользователей привели к серьезным проблемам обслуживания и лояльности потребителей продукта.
- Вы — Клиент и приняли решение сменить команду разработчиков. Вы получили код и доступы, а получение исходных файлов для дизайна пропустили. Редизайн приложения в таком случае может быть затруднителен, вплоть до новой отрисовки макетов.
Наш опыт подсказывает, что наилучшим средством от подобных проблем является хорошо отлаженный процесс закрытия проекта, получить который можно внедрением простых, но эффективных рекомендаций.
Если вы Клиент
- Дайте отзыв о работе команды, лучше всего письменный. Таким образом, вы вносите вклад в будущее взаимодействие.
Комментарий: Пишите откровенно. Вне зависимости от того, позитивным или негативным получится этот отзыв, в любом случае это пойдет на пользу. - Для укрепления партнерских отношений дайте свое согласие на использование информации о вашем проекте в портфолио команды Исполнителя.
- Если вы используете систему управления проектами, проверьте, все ли задачи завершены.
- По возможности поучаствуйте в ретроспективе с командой или менеджером, вы сможете понять, как выстроить процесс взаимодействия с командой эффективнее и продуктивнее.
- Удалите из расписания все возможные совещания, связанные с проектом.
- Определите возможности Исполнителя по использованию результатов проекта в PR активностях.
- Определите потребности в поддержке продукта.
Комментарий: Очень важно на завершающей стадии понимать, нужна ли дальнейшая поддержка проекту. Кто будет отвечать за продление хостинга, сервисов, поддержку серверов и т.д.
Если вы Исполнитель
- Запросите у Клиента отзыв о вашей работе. Вы сработаете лучше и эффективнее в следующий раз. Дайте Клиенту обратную связь, как сделать совместную работу еще продуктивнее.
Комментарий: Как позитивный, так и негативный отзыв поможет сделать работу эффективнее в дальнейшем. - Запросите у Клиента отзыв для корпоративного сайта и размещение проекта в портфолио. Уделите внимание оформлению проекта, покажите все его сильные стороны.
- Если вы используете внутренний портал проекта, разместите на нем новость о завершении проекта либо укажите основные договоренности.
Комментарий: Проектный портал поможет вашей работе. Не пожалейте времени на его создание и поддержку. - Перенесите все задачи в системе управления проектами в статус «Ready» или «Verified». Если задачи не завершены, в комментариях укажите основные договоренности.
Комментарий: В системе управления проектами должна отражаться актуальная информация о состоянии проекта, плановых и незавершенных задачах. Если проект будет поставлен на паузу, то при возобновлении его, продолжить работу не составит большого труда и времени. - Проведите ретроспективу с командой, отправьте письмо с зафиксированными результатами всем заинтересованным лицам.
Комментарий: На наш взгляд, ретроспектива — это мощнейший инструмент для улучшения работы над проектами. - Отправьте письма о закрытии проекта команде и заинтересованным лицам.
Комментарий: Убедитесь, что все понимают, на какой стадии остановился проект и что планируется в дальнейшем. Закрепите это в письме. - Если используются элементы проектного офиса, ведется проектная документация (концепция, устав, рабочий проект и т.д.), убедитесь, что они в актуальном состоянии.
Комментарий: Используйте проектную документацию, это поможет вам систематизировать проект и сохранить информацию о последних закрепленных договоренностях. - Удалите из расписания все возможные совещания, связанные с проектом.
- Запланируйте активности по распространению внутри компании полученных в проекте знаний и опыта. Например, проведите презентацию для компании о своем проекте, напишите об этом в Блоге, напишите о кейсах на популярных источниках, таких как Хабрахабр, Spark, RusBase, CMSmagazine.
Комментарий: Популяризируйте проект, дайте повод компании, команде, Клиенту, конечным пользователям гордиться им. - Оцените возможные потребности клиента в поддержке продукта и предложите варианты.
Комментарий: Очень важно на завершающей стадии понимать, нужна ли дальнейшая поддержка проекту. Кто будет отвечать за продление хостинга, сервисов, поддержку серверов и т.д.
Теперь мы поговорим о проектных артефактах, о которых не стоит забывать сразу после завершения проекта.
Если вы Клиент
- Ссылка на веб-приложение или ссылка на магазины приложений.
- Документы с описанием программных интерфейсов (API), используемых в проекте.
- Руководство пользователя или иной документ с описанием функциональности продукта.
- Тест-планы, спецификации продукта.
- Исходный код проекта.
- Исходные файлы по дизайну, карта экранов приложений (screenflow), дизайн-документ.
- Документ с информацией о доступах к аккаунтам хостингов, серверов, других сервисов, использующихся в приложениях, а также информация о сроках действия этих сервисов.
- Итоговая сводка по трудозатратам и финансам.
Если вы Исполнитель
- Ссылка на веб-приложение или ссылка на магазины приложений.
- Документы с описанием программных интерфейсов (API), используемых в проекте.
- Руководство пользователя или иной документ с описанием функциональности продукта.
- Тест-планы, спецификации продукта.
- Исходный код проекта.
- Исходные файлы по дизайну, карта экранов приложений (screenflow), дизайн-документ.
Комментарий: Карта экранов по нашему опыту является полезным инструментом для понимания работы и логики в мобильных приложениях. - Концепция, Устав, Рабочий проект, сводка с рисками проекта и др. документы.
- Документ с результатами ретроспективы.
- Итоговая сводка по трудозатратам должна быть отправлена Клиенту и всем заинтересованным лицам.
- Проанализируйте и сравните плановые сроки и трудозатраты и реальные сроки и трудозатраты.
Комментарий: Сделайте вывод, насколько вы попали в первоначальную оценку и почему получили такой результат.
Как видите, набор этих простых шагов и рекомендаций позволит вам быть спокойным, что вы охватили процесс закрытия проекта со всех сторон и ничего не упустили. Эти действия легко повторить любому участнику, только что присоединившемуся к вашей команде.
В зависимости от проектов, особенностей работы вашей компании, договоренностей с Клиентом, данный чек-лист может быть адаптирован под ваши нужды.
Успешных проектов! А в следующей статье мы расскажем о ретроспективе и почему этот вопрос так важен в проектном управлении.
