Как организовать оффлайн-мероприятие

Весной 2019 года была официально образована ассоциация BrainHorn, куда вошли топовые IT-компании города: INOSTUDIO, Dunice, Lodoss Team и Oggetto. Основными задачами ассоциации стали формирование кадрового резерва, популяризация IT и науки, улучшение инфраструктуры города.

BrainFest стал первым крупным мероприятием ассоциации и был направлен на решение поставленных задач. Основной темой фестиваля стал космос.
 

0. Старт

Первое, что нужно сделать, это принять решение, что вы хотите и готовы организовать фестиваль. Это точка отсчета, после которой нет обратного пути.

Мы приняли такое решение в середине июля  —  за 2 месяца до фестиваля.

1. Цели, задачи

Это прозвучит банально, но начинать надо с цели. Цели, задачи, контрольные точки и показатели. Понимание, зачем это все и чего вы хотите, в конечном счете поможет вам эффективнее принимать решения и осознавать ценность своей работы.

Мы ставили перед собой стратегические цели и задачи. Нам было важно, чтобы как можно больше людей узнало об ассоциации, поэтому обращали внимание на охват. Мы хотели заинтересовать молодое поколение наукой, для этого подбирали темы выступлений не сложнее, но, главное, интереснее школьной программы, а также уделяли большое внимание развлекательным площадкам для детей. Мы хотели показать, что наука — это не так далеко и сложно, как кажется на первый взгляд. Мы хотели заинтересовать ребят, зажечь в их глазах огонек, чтобы вырастить из них потом специалистов.

2. Оргкомитет

Далее важно собрать команду, обозначить основные роли и зоны ответственности. Подготовить фестиваль такого масштаба в одиночку практически невозможно.

У нас было пять равноправных членов оргкомитета фестиваля.

Роль	Зона ответственности
Программный директор, Павел	Подбор спикеров, установление договоренностей, определение уровня сложности выступлений и согласование тем, работа со спонсорами
Главный по фудкорту, Максим	Привлечение кафе на фудкорт фестиваля, согласование меню и ценовой политики, организация палаток и подключение к электричеству
Организационный директор, Наталья	Организационные вопросы по обеспечению фестиваля
Освещение фестиваля и работа на площадке, Мария	Ведение страницы фестиваля в соцсетях, работа с волонтерами
Директор фестиваля, Елена	Согласование всех процессов, работа со спонсорами и партнерами

3. Тематика и видение

Дальше идет этап разработки самого проекта. Здесь выбирается основная тема, продумывается наполнение программы и процесс регистрации, техническое обеспечение, сувенирная продукция, необходимость в привлечении персонала.

В качестве основной темы мы выбрали космос. Самый популярный вопрос — почему не IT? Дело в том, что IT-темы очень специфичны. Чтобы собрать всё IT-сообщество, аудиторию необходимо ранжировать по уровню подготовки специалистов (junior, middle, senior). К тому же, мобильным разработчикам не так интересно слушать про back-end разработку и так далее.

Тема космоса уже давно не в центре внимания. Астрономия у многих была исключена из школьной программы. А тому, кто изучал космос, интересно будет услышать о самых новых технологиях и открытиях. Мы хотели показать, что такой далекий космос на самом деле гораздо ближе, чем кажется.

Все это прописывается в проект, готовый к презентации спонсорам, партнерам и другим стейкхолдерам.

4. Бюджет, сроки и согласования

После формальных договоренностей определяются бюджет, сроки и даты проведения.

Проект мероприятия презентуется в Администрации города, поскольку она предоставляет городскую площадку. Как и для любого городского мероприятия, важно иметь договоры по обеспечению фестиваля скорой помощью и охраной на все время мероприятия. Именно этот пункт ключевой при согласовании.

В общем здесь наступает классический план реализации проекта. Спонсорские пакеты, согласования бюджетов, волокита с документами.

Самое интересное начинается дальше.

5. Реализация. Самое важное. Советы начинающим

На что важнее всего обратить внимание, делимся личным опытом.

Займите детей

Мы делали большой акцент на активностях для детей, именно поэтому партнеры фестиваля устраивали розыгрыши, игры, интерактивы с детьми. Это отвечало общим целям фестиваля, привлекало семьи, а также давало возможность родителям отдохнуть и расслабиться.

Есть вещи, которые не описать в одной статье

Привлеките в дирекцию опытного организатора (свадеб, корпоративов) или консультируйтесь с ним. Именно такой человек подскажет вам, в каком порядке следует заказывать раздатку, на что обратить внимание. Это поможет значительно сократить число факапов.

Топовые спикеры планируют свои выступления за год

Мы благодарны нашим спикерам за то, что они поверили в наш формат, согласились скорректировать свои планы и вложили всю душу в выступления. Но это, скорее, исключение, чем правило. Именно поэтому стоит начать подготовку заранее.

Будьте готовы ко всему

Мы заказывали брендированные ленточки для бейджиков длиной обхвата головы +50 см. Поставку задержали. Ленты привезли за день до мероприятия длиной всего 50 см, тем самым выглядели они, как цепочка вокруг шеи. В ночь перед фестивалем оргкомитет дошивал ленточки до нужной длины.

Мероприятия сейчас не обходятся без волонтеров

Нам потребовалось 30 человек. Позиции волонтеров обычно определяются в зависимости от площадки. У нас были волонтеры на регистрации, волонтеры, указывающие путь до места фестиваля, и «волонтеры-уюта», которые помогали с расстановкой мебели и заботливо прятали пуфы-груши во время дождя.

Волонтеры — это настроение фестиваля, научите их улыбаться в любой ситуации.

Взрослые танцуют после того, как стемнеет

Абсолютно очевидна закономерность того, что до наступления темноты танцуют под выступление группы в основном только дети. Как только танцпол темнеет, на него начинают скромно подтягиваться взрослые. Лучше в этот момент подтягивать активных, танцующих волонтеров в центр танцпола, они заряжают окружающих и постепенно снимают неловкость и стеснительность с гостей.

Электрик — главный человек на фестивале

Такое количество тонкостей, связанных с электричеством мы не ожидали. Фестиваль под открытым небом — страшно электроемкий. Будьте готовы, что именно этот пункт добавит вам больше всего седых волос.

Держите аудиторию в тонусе

Как только выключается музыка, люди начинают расходиться. Учтите это и всегда включайте музыку и наймите хорошего ведущего, способного удержать интерес аудитории и не растеряться даже в экстренных ситуациях.

Подготовьтесь к плохой погоде

Нас подвела погода. Несмотря на то, что в сентябре у нас обычно тепло и солнечно, в этот день было страшно холодно и несколько раз начинался дождь. У нас были пледы, но для такой непогоды их оказалось недостаточно.

Запасайтесь дождевиками и пледами. Предусмотрите различные варианты посадочных мест (очевидно, что мягкие пуфы — не лучшее решение в такую погоду. Нас спасли кожаные диваны и деревянные поддоны). Рассмотрите возможность перемещения фестиваля под крышу — заранее обговорите это с ближайшими кафе/зданиями.

Имейте запасной план по всем направлениям

В конце фестиваля у нас было запланировано две кавер-группы. Мы долго думали, стоит ли приглашать две группы или хватит одной. В результате одна из групп сказала, что у них сломалась машина, и вчера они не смогли доехать на другое мероприятие. К счастью, к нам они добрались спокойно.

Мы даже не могли предугадать, что такой форс-мажор возможен. Поэтому решение приглашать две группы себя оправдывает.

Готовьтесь заранее

Фестиваль — это живой процесс, к сожалению, даже ранняя подготовка не дает гарантии, что не произойдет форс-мажоров. Мы поняли, что «нет ничего невозможного», но оптимальное время подготовки к фестивалю — полгода.

6. Итоги и планы

В общей сложности в фестивале приняли участие более 2000 человек. При старте кампании в начале августа и полном отсутствии коммерческого продвижения мы довольны подобными результатами.

Нам удалось сделать первый в городе фестиваль в таком формате, пригласить спикеров, которые смогли простым языком рассказать о сложных вещах. Мы до сих пор получаем положительные отзывы от гостей, друзей и жителей города.

Кажется, нам удалось даже больше, чем мы хотели.