Управление проектом: 10 вопросов-индикаторов

Если вы слышите вопросы от клиента: «Когда начнем еще один проект? Где оставить положительный отзыв о вас?», вы понимаете, что все идет хорошо.

Если вы слышите от команды вопросы: «Что мы еще можем сделать для проекта? А сколько наш проект принес клиенту прибыли?», вы тоже понимаете, что на верном пути. Но есть такие вопросы, которые заставляют вас задуматься, — а все ли хорошо с проектом, — и предпринять срочные меры по их устранению.

Ниже представлена подборка ТОП-10, на наш взгляд, таких вопросов и способы исправления ситуации в лучшую сторону.

Вопросы от членов вашей команды

1. Что мне сейчас делать?

В любой момент времени команда должна понимать, над какими задачами работать. А менеджер проекта должен знать, чем занимается каждый член его команды. Если у вас запланированы простои в работе по тем или иным причинам (ждете дизайн, пишется API, готовится контент), уведомляйте об этом команду на старте проекта и оговаривайте занятость каждого человека на этот момент.

Каждый член вашей команды должен четко понимать, чем он будет заниматься завтра, послезавтра, через неделю, через месяц на этом проекте.

Планируйте и еще раз планируйте!

2. Когда у нас релиз?

Вопрос возникает из-за отсутствия планирования либо плохой коммуникации внутри команды. Команда должна четко видеть даты всех будущих вех, релизов, этапов тестирования, демонстраций для клиента и тому подобного. Это позволяет мобилизовать силы перед важными событиями, распределять нагрузку в течение каждой итерации проекта, планировать график работы (ранний уход с работы, отгул, отпуск).

Планируйте детально и долгосрочно, насколько это возможно.

Обеспечьте команде быстрый доступ к информации о важных датах.

Составьте вместе с командой календарь событий на проекте и разошлите его всем.

3. А где мне взять пароль для этого сервиса?

Это может быть не только вопрос о доступах, но и о проектных документах, ссылках на макеты, ТЗ, план-график и прочее. Проектная информация должна собираться централизовано, у всех членов команды к ней должен быть быстрый доступ и все должны знать, где она находится.

Используйте различные инструменты для реализации такого хранилища информации:

• общая папка на сервере;
• облачное хранилище;
• база знаний и др. инструменты.

Мы в качестве такого хранилища используем проектный портал, где хранятся все ссылки на макеты, доступы, ссылки на google-документы и т. д. Портал доступен всей команде, по ходу появления новой информации он актуализируется. Команда знает, что информация по проекту находится в одном месте. Другой плюс проектного портала — погружение новых сотрудников в проект происходит гораздо быстрее: им сразу становятся доступными все данные о проекте, вы избавляете себя от поиска и пересылки писем с полезными материалами, поиска нужных ссылок и затерявшейся информации в чатах.

4. Вопрос в середине или конце проекта: «А для чего вообще этот продукт и какова цель проекта?»

Вопрос должен сильно вас насторожить. Он означает, что проектная команда не видит планируемый результат, к которому нужно стремиться. Продуктивность у такой команды ниже, чем могла бы быть. Наш мозг устроен таким образом, что мы работаем упорнее, увереннее, с вдохновением, когда видим смысл вещей и понимаем конечный результат. Чтобы исключить подобные вопросы, четко формируйте цель проекта на старте: принесет ли этот проект миллионы заказчикам, сделает ли популярнее его услугу, привлечет ли еще больше лояльных пользователей и т. д.

Важно! Формулируйте цель проекта для конкретно вашей компании и команды (получат ли ребята определенный опыт, поставят ли новый рекорд и т. д.)

Вопрос от QA-специалиста

5. А как это тестировать?

Этот вопрос вовсе не означает, что у вас не самый лучший QA-специалист. Возможно, вы не лучшим образом документируете происходящее, описываете или ставите задачи.

На старте проекта должна быть закреплена договоренность о том, какие устройства, операционные системы, версии браузеров будут поддерживаться, где взять устройства для тестирования и т. д. Опираясь на эту информацию, команда работает над проектом, и если этот вопрос возник только на этапе QA, задумайтесь: все ли вы предусмотрели в продукте, что было необходимо?

Опираясь на наш опыт, мы создали чек-лист для QA, в котором фиксируется вся эта информация. Чек-лист добавляется в проектный портал и доступен всей команде. Если вам интересен формат чек-листа пишите в комментариях, мы его обязательно опубликуем.

Вопросы от Клиента

6. С кем обсудить этот вопрос?

Клиенту на старте проекта лучше уточнить по каким вопросам к кому стоит обращаться, какие вопросы решает менеджер по продажам, какие аккаунт-менеджер, а какие менеджер проекта. В том числе необходимо договориться о способе обращения.

К примеру, если вопрос срочный и важный — телефонный звонок, если не срочный — почта или мессенджер.

7. А как работает мое приложение?

Если возник такой вопрос, значит вы не смогли вовлечь клиента в проектную работу, или степень его вовлечения была низкой. Вероятно, концепция проекта не обсуждалась детально на старте работ, не было хорошо налаженных коммуникаций, не проводились демонстрации решения. (подробнее о том, зачем нужны демонстрации и как их проводить, вы можете прочитать в статье Все на демонстрацию!).

Возможно, степень удовлетворенности у клиента от полученного продукта будет низкой, и вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий, чтобы исправить эту ситуацию.

В случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, начните с демонстрации результата, проговаривая все функции и опции продукта. Пусть клиент сам потрогает продукт, а вы ему покажете, на что именно обратить внимание. Возможно, он даже не подозревает, какую удобную опцию вы добавили или какое интересное дизайнерское решение вы использовали.

8. Как мне зайти в админку сайта?

Этот вопрос означает, что клиенту не была передана исчерпывающая информация о решении, которое было ему поставлено, или не был согласован регламент поддержки. В любом случае, продукт необходимо поддерживать, развивать и по возможности понимать, как он работает. Покажите админку сайта клиенту.

Расскажите, для чего она и какие действия можно в ней совершать.

Вероятна ситуация, что доступ потребуется в срочном порядке для решения важных вопросов, и клиент должен знать, где его взять, не прибегая к телефонному звонку лично вам.

Чтобы исключить такие вопросы, мы отправляем клиенту документ с доступами и паролями к тем сервисам, с которыми работают его веб- или мобильные приложения, и указываем даты следующей оплаты хостинга, доменов, сервисов.

Вопрос, который менеджер проекта задает сам себе

9. Что нужно клиенту?

Кажется, что на этот вопрос ответа нет. Но менеджер проекта должен попытаться влезть в «шкуру» клиента, понять его бизнес, цели, мотивы. Главными инструментами для понимания клиента будут хорошо налаженные коммуникации, прототипирование, поиск и демонстрация примеров.

Общайтесь с клиентом.

Задавайте ему вопросы.

Слушайте внимательно ответы.

Вопрос каждого члена команды самому себе

10. Как заставить себя работать эффективно?

Если вопрос возник, проект может быть под угрозой. Немотивированный менеджер проекта может угробить проект, какие бы классные специалисты на нем не работали, какие бы длинные сроки не были и какие бы простые задачи не стояли.

Что делать:

• найти для себя интересные стороны проекта;
• бросить себе вызов или сильно задрать планку (поставить цель, сделать в два раза быстрее, попробовать новую технологию и т. д.) ;
• пообщаться с клиентом, чтобы он вдохновил вас своей идеей (как правило, человек, который горит своей идей/проектом, заражает всех остальных) ;
• придумайте себе подарок, если проект завершится успешно, либо поговорите с руководством, какие плюшки они вам могут предложить за успешно выполненный проект.

Эти 10 вопросов помогут вам идентифицировать проблемы на проекте. Надеемся, чтобы подобных вопросов в вашей проектной деятельности становилось меньше. Если у вас есть свои особые индикаторы проблем в проекте, будем рады их обсудить в комментариях.