Система бронирования рабочих мест
Идея продукта
Система бронирования рабочих мест InoReserv — автоматизированный портал для сотрудников компании «Иностудио». Он позволяет забронировать пространство для продуктивной работы в офисе и оптимизирует расходы на офис.
Цифровой продукт также формирует отчёты о компенсации за использование личного оборудования, — это решение помогло минимизировать ручной труд и сократить время работы соответствующих ролей.
Концепция гибридного офиса
Мобильная и веб-система InoReserv помогли нам реализовать идею гибридного офиса, в котором одна часть сотрудников работает инхаус, другая — удалённо. Есть и такие, кто совмещает оба варианта.
Сам формат уникален тем, что закрывает потребности и сотрудников, и руководителей. Первые могут работать там, где им удобно, или менять локацию, если прошлая наскучила. А директора сокращают затраты на содержание неиспользуемого офисного пространства, что особенно актуально в крупных организациях.
Задача продуктовой команды
Команде «Иностудио» требовалось разработать веб- и мобайл-решение для оптимального использования рабочего пространства и быстрого бронирования мест в компании.
Предыстория
Во время пандемии большая часть офиса перешла на удалённый формат, и прошлое табличное решение на Битрикс перестало отвечать нашим запросам. В результате закреплённые рабочие места начали пустовать, а новых сотрудников сажать было некуда.
Мировая ситуация внесла свои коррективы, и мы поняли, что нужно проявить гибкость и молниеносно среагировать на новый вызов. Нам было необходимо сократить расходы компании на содержание неиспользуемой площади и убрать неразбериху с рабочими местами. И чтобы решить задачу по оптимизации «Офиса Шрёдингера», мы приступили к изучению рынка, проведению проблемных интервью и разработке продукта InoReserv.
Целевая аудитория и сценарии
После нескольких аналитических раундов и разработки User Story мы определили 5 ролей системы бронирования: пользователи, рекрутеры, статисты, системные администраторы и администраторы продукта.
- Пользователи. Сотрудники, которые могут просматривать карту рабочих мест — свободных и забронированных другими коллегами. Есть возможность забронировать место для себя, отменить бронирование, изучить календарь зарезервированных мест.
- Рекрутеры. Сотрудники компании, которые помимо вышесказанного могут бронировать места для других партнёров и изменять параметры «Тип пользователя», «Оборудование».
- Статисты. Сотрудники с теми же правами, что и пользователи, но с дополнительной возможностью просматривать, выгружать отчёты и изменять параметры коллег.
- Системные администраторы. Сотрудники, которые проводят техобслуживание рабочих мест.
- Администраторы. Сотрудники с правами вышеперечисленных категорий, не затрагивающие зону ответственности системных администраторов.
Целевая аудитория системы бронирования
| Бронирование мест |
|---|
| Отмена бронирования |
| Просмотр карт и календаря |
| Бронирование другим коллегам |
| Управление пользователями |
| Работа с отчётами |
| Техобслуживание мест |
| Бронирование мест | |
|---|---|
| Отмена бронирования | |
| Просмотр карт и календаря | |
| Бронирование другим коллегам | |
| Управление пользователями | |
| Работа с отчётами | |
| Техобслуживание мест |
| Бронирование мест | |
|---|---|
| Отмена бронирования | |
| Просмотр карт и календаря | |
| Бронирование другим коллегам | |
| Управление пользователями | |
| Работа с отчётами | |
| Техобслуживание мест |
| Бронирование мест | |
|---|---|
| Отмена бронирования | |
| Просмотр карт и календаря | |
| Бронирование другим коллегам | |
| Управление пользователями | |
| Работа с отчётами | |
| Техобслуживание мест |
| Бронирование мест | |
|---|---|
| Отмена бронирования | |
| Просмотр карт и календаря | |
| Бронирование другим коллегам | |
| Управление пользователями | |
| Работа с отчётами | |
| Техобслуживание мест |
| Бронирование мест | |
|---|---|
| Отмена бронирования | |
| Просмотр карт и календаря | |
| Бронирование другим коллегам | |
| Управление пользователями | |
| Работа с отчётами | |
| Техобслуживание мест |
Реализация внутреннего решения
Итак, чтобы сократить количество пустующих рабочих мест и реализовать механизм для переиспользования оставшихся, мы разработали систему бронирования InoReserv. В её состав вошли: календарь, интерактивная карта офисного пространства и модуль для автоматического подсчёта компенсаций за использование личного оборудования.
Авторизация
Одна из основных интеграций — служба каталогов корпораций Active Directory. Она позволяет авторизоваться в системе при помощи корпоративного логина и пароля.
Форма заполнения профиля
Классическая форма с аватаром и двумя полями «Имя», «Фамилия». Корпоративный этикет требует его соблюдения. Согласитесь, имя «Самый лучший ник» и аватар с котиками — это креативно, но коммуникации будут протекать не всегда эффективно.
Карта рабочих мест
На этом экране находятся карточки рабочих мест соответствующих кабинетов и опенспейсов. Для удобства были добавлены статусы «Полный резерв», «Частичный резерв», «Свободно» и «Недоступно» для каждого места.
В нижней части карточки размещены иконки, которые отвечают за наличие компьютерной периферии — благодаря ним можно ознакомиться с оснащением рабочего пространства.
Схема расположения
Каждая комната дополнительно отрисована схематически, чтобы сотрудники понимали, где именно им предстоит работать. Также на ней изображены двери и окна. Эта информация особенно полезна тому, в чьём гардеробе плед — постоянный атрибут.
Поиск забронированных мест
В системе InoReserv можно осуществить поиск забронированных мест сотрудниками компании. Эта возможность полезна при планировании рабочей недели. Так, например, если вы знаете, что ближайшие задачи будут связаны с дизайнерами, можете найти их рабочее место и забронировать пространство рядом.
Управление списком пользователей
В данном разделе роли «Рекрутер» и «Администратор» могут управлять пользователями системы — изменять их роли, актуализировать формат работы сотрудников и тип используемого ими оборудования, блокировать и разблокировать учётные записи.
Расчёт компенсации
Этот раздел необходим для формирования отчётов о компенсации за использование личного оборудования. Роль «Статист» может выгрузить отчёт с расчётом компенсации за определённый месяц и передать его в бухгалтерию. Данное решение позволило автоматизировать ручной труд и сократить время работы статиста.
Разница между мобильной и веб-версией
В текущей версии продукта InoReserv веб-клиент имеет более широкий набор функций, чем мобильное приложение. Расскажем про основные отличия:
- администрирование рабочих мест — создание новых, удаление существующих, редактирование списка оборудования доступно только в веб-версии;
- модуль отчётов — скачать отчёты из системы можно только при помощи веб-версии;
- администрирование пользователей в системе — блокировать, изменять роли сотрудников, а также менять какие-либо атрибуты можно только в десктопной версии;
- удобный навигатор по рабочим местам в смартфоне — кликабельная схема комнат в мобильной версии ускоряет работу с продуктом.
Несмотря на некоторые отличия, разработка мобильного приложения стала дополнением веб-версии и превратила нашу идею в конкурентоспособный продукт. Сотрудники Иностудио имеют постоянный доступ к бронированию и просмотру зарезервированных мест — самое необходимое всегда под рукой и в удобном формате.
Преимущества системы
- Изменения в реальном времени. Изменение плана офисного пространства, описания рабочих мест, отмена бронирования — все изменения мгновенно отображаются на всех устройствах пользователя.
- Гибкое бронирование. Сотрудники могут занять рабочее место как на несколько часов, так и на несколько дней или недель.
- Кастомные рабочие места. В InoReserv можно создать различные рабочие места: с одним, двумя мониторами или без них. Также для каждого можно подготовить уникальное описание и добавить фото.
- Простота использования. Чтобы использовать систему, специфических умений и обучения не требуется.
- Формирование отчётов. Мы автоматизировали составление отчётов о компенсации за использование личного оборудования. Это изменение положительно сказалось на бизнес-показателях Иностудио.
Проблемное интервью и тестирование
Дополнительно помимо аналитики и изучения решений конкурентов мы провели проблемное интервью целевой аудитории. Задачи были следующими:
- понять отношение пользователей к инструменту бронирования;
- узнать про их опыт взаимодействия с похожими системами;
- изучить их потребности и пожелания;
- построить вместе с ними сценарий взаимодействия с системой.
Результаты интервью помогли проверить наши догадки. На основе собранной информации мы разработали первую версию InoReserv, которую в дальнейшем в течение нескольких недель тестировала фокус-группа. По итогу система бронирования получилась востребованной и удобной.
Полученные результаты
Если провести рефлексию и оглянуться назад — сравнить то, как использовалось пространство раньше и сейчас. То с полной уверенностью можем сказать, что нам удалось реализовать идею гибридного офиса. Мы разработали нужную и, главное, понятную систему бронирования.
Этот проект был реализован благодаря нашему стремлению сделать компанию «Иностудио» лучше. Для нас InoReserv — полезный опыт, которым мы гордимся и готовы делиться с миром.
Внутренний заказчик получил рабочий инструмент, команда приобрела новые скиллы, а компания — конкурентоспособный продукт.
Интеграции и технологии
Интеграции
Настроенные под запрос интеграции
Active Directory — служба каталогов для авторизации в системе при помощи корпоративных доменных логина и пароля.
1С — программа, которая предоставляет данные для составления актов о компенсации сотрудников на основе посещения офиса.
Внутренняя система инвентаризации при помощи инвентарных номеров позволяет закреплять оборудование за рабочими местами и отображать подробную информацию о нём.
Готовые к реализации интеграции
OAuth 2.0 — протокол авторизации, позволяющий выдать одному приложению права на доступ к ресурсам пользователя на другом сервисе.
SSO — технология единого входа, метод аутентификации, который позволяет пользователям безопасно аутентифицироваться сразу в нескольких приложениях и сайтах, используя один набор учётных данных.
Календари от Outlook, Google и Яндекс — сервисы для планирования встреч, событий и дел.
Мессенджеры от Microsoft Teams, Mattermost и Telegram для внутрикорпоративной коммуникации.