Компании с удалёнными сотрудниками или офисами в разных городах тратят сотни тысяч рублей на почтовую пересылку документов ежегодно. Бывает, что на подписание уходят недели, а важные бумаги теряются при переезде или «зависают» на согласовании в кабинетах.
Система электронного документооборота (СЭД) упрощает кадровые процессы, делая работу с документами быстрее и эффективнее. В статье расскажем, какие функции СЭД полезны бизнесу и какие преимущества у внедрения системы.
Что такое система электронного документооборота
СЭД — это система, в которой руководители, штатные и удалённые сотрудники обмениваются документами и подписывают их. Вместо того чтобы отправлять бумаги по почте или при помощи курьерской службы, ходить по кабинетам или ждать, когда коллега выйдет из отпуска, документы подписываются онлайн в несколько кликов.
- В СЭД учётная запись есть у:
- кадровых специалистов;
- штатных и удалённых сотрудников;
- руководителя.
В личном кабинете они могут создавать документы по шаблонам и ставить электронные подписи. В системе видна цепочка согласования документа, все участники всегда работают с актуальной версией и вовремя подписывают бумаги благодаря напоминаниям.
Каким бизнесам полезна СЭД
Электронный документооборот актуален для бизнеса, который хочет упростить работу с документами и избавиться от бумажной волокиты. Вот несколько примеров таких компаний.
Удалённые команды и филиалы. Если сотрудники работают из разных городов или стран, ЭДО помогает синхронизировать данные по поставкам и договорам.
Юридические и консалтинговые компании. ЭДО автоматизирует согласования договоров и хранит все версии, чтобы юристы и консультанты не упустили ни одного документа при ведении дел.
Финансовый сектор. В банках, страховых и бухгалтерских компаниях ЭДО ускоряет подписание договоров с клиентами и сводит к минимуму ошибки в отчётах. Например, бухгалтерская фирма в системе автоматизирует отправку клиентам ежемесячных отчётов и их подписание.
Производственные и промышленные компании. ЭДО помогает с обновлением и согласованием технических документов, спецификаций, стандартов и отчётов. Также вся информация хранится в одном месте, а сотрудники работают с последними версиями без путаницы.
Строительство. Быстрое согласование смет с подрядчиками, подписание актов выполненных работ и договоров помогает вести проект, даже если подрядчиков несколько и все находятся в разных городах.
Госучреждения. С СЭД обработка заявлений и документов прозрачна, все отделы госсектора быстро взаимодействуют друг с другом.
Медицинские и фармацевтические компании. С ЭДО медицинский персонал тратит меньше времени на заполнение историй болезней, финансовых отчётов и уделяет больше внимания пациентам. Также электронно проще следить за соблюдением стандартов качества и сертификацией препаратов.
Какой функционал у СЭД
Вот основные функции СЭД, с которыми документооборот становится удобным.
Хранение и быстрый поиск в цифровом архиве. Найти нужный файл можно за секунды по ключевому слову. Менеджеру больше не нужно копаться в стопках бумаг — СЭД выдаст нужный договор по запросу в пару кликов. Хранить документы электронно безопаснее — цифровой архив не потеряется при переезде из офиса в офис или по невнимательности сотрудника.
Электронное подписание документов. Руководители и сотрудники могут ставить подписи за минуту. Например, в страховой компании, где оригиналы должны быть на руках день в день заключения договора, клиент может подписать бумаги онлайн без встреч и почтовой пересылки.
Прозрачные и гибкие маршруты подписания. Кадровый специалист составляет путь подписания документов из нескольких участников. У сотрудников появляются уведомления в системе, документ двигается по цепочке автоматически и кадровику не нужно напоминать о сроках.
Уведомления о сроках. СЭД отправляет напоминания о крайних датах, когда нужно подписать документ.
Автоматизация согласований. Документы больше не зависают неделями на этапе правок. Кадровик отправляет их на проверку нескольким коллегам одновременно, и каждый оставляет комментарии прямо в системе.
Безопасность и доступы. Все документы защищены, а доступ к ним выдается индивидуально по запросу. Например, финансовая компания может ограничить доступ к конфиденциальным данным, чтобы только руководители видели отчёты по прибыли.
Виды ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) бывает разным — в зависимости от того, как бизнес использует его для работы с документами. Вот основные виды, и чем они полезны бизнесу:
Внутренний ЭДО. Документы циркулируют только внутри компании. Статусы документов видны всем сотрудникам, их не нужно печатать, заполнять вручную и носить по кабинетам.
Внешний ЭДО. Полезен для обмена документами с партнёрами, клиентами или государственными структурами. С ЭДО документы отправляются, подписываются и возвращаются без визитов в офис.
Универсальный ЭДО. Внутренние и внешние документы управляются через единую систему. Так удобно держать под контролем в одном месте бумаги с контрагентами и штатными работниками.
Юридически значимый ЭДО. В такой системе документы подписываются с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Тогда они становятся альтернативой оригиналам, но их не нужно печатать. Например, страховая компания может оформить полис онлайн, а клиент подпишет его с помощью ЭЦП — такой договор будет иметь ту же силу, что и бумажный.
Государственный ЭДО. Полезно, если компания обменивается отчётами, налоговыми декларациями с государственными органами. Для бизнеса, который работает с госзаказами, это обязательный инструмент.
Способы разработки СЭД: индивидуальные и коробочные решения
Компания может заказать индивидуальную разработку СЭД или выбрать готовое решение. Система, созданная под конкретные нужды, больше соответствует задачам компании, легче масштабируется и интегрируется с другими системами. Коробочные продукты выгоднее для небольших компаний и проще внедряются. Вот ещё несколько плюсов и минусов разных решений.
Заключение
Система электронного документооборота ускоряет
