Что такое ИТ-аутсорсинг и когда он нужен бизнесу

Бывает, что для разработки ИТ-продукта собственных ресурсов в компании не хватает. Если коробочные решения не подходят бизнесу, есть другой выход — отдать проект на ИТ-аутсорс. Разбираемся, что это такое, какие проекты можно реализовать таким способом и как контролировать качество работы сторонних специалистов.

 Услуги аутсорсинга: что это такое

Аутсорсинг — это передача функций, процессов или разработки проекта сторонним исполнителям. В ИТ-аутсорсинге это может быть создание ПО, управление инфраструктурой, техническая поддержка и другое. Компании не нужно иметь свой штат айтишников и тратить деньги на его содержание — задачу можно делегировать подрядчику.

Например, бизнесу нужно мобильное приложение для запуска программы лояльности. Коробочные решения здесь не подойдут — у компании собственные правила начисления бонусов и индивидуальный подход. Тогда можно обратиться к ИТ-подрядчикам, которые могут создать такое мобильное приложение по техническому заданию заказчика.

Аутсорсинг помогает в двух ситуациях:

• когда необходимо решить одну конкретную задачу — например, создать сайт;
• когда нужно создать или поддерживать ИТ-инфраструктуру компании.

Выбор зависит от конкретных потребностей бизнеса, а решение принимается после оценки преимуществ и недостатков этой модели для компании.

 Какие проекты можно отдать на ИТ-аутсорсинг: что это даёт бизнесу

Разработка ПО или мобильного приложения. Такой вид аутсорсинга встречается чаще всего. Например, фитнес-центр хочет создать приложение, где клиенты смогут видеть расписание групповых занятий, отслеживать тренировки и участвовать в бонусной программе. Заказчик ищет подходящую ИТ-компанию для реализации этого проекта, составляет техническое задание, а подрядчик создаёт продукт.

Дизайн. Предположим, компании нужно создать макет интерфейса для сайта или мобильного приложения. Аутсорсеры исследуют рынок и предпочтения клиентов, подбирают удачные цветовые решения, шрифты. разрабатывают внешний вид кнопок, иконок, предлагают удачный UX-дизайн. Прототипируют результат и показывают его в понятном виде. Внешние дизайнеры могут работать над отдельным продуктом или взять на себя полноценную айдентику для компании: логотип, брендбук, презентации, листовки, визитные карточки и т. д.

Фронтенд-разработка. В этом случае подрядчик разрабатывает пользовательский интерфейс продукта. По сути, фронтендер создаёт всё, что видит человек, когда открывает сайт или приложение: кнопки, анимацию, баннеры, всплывающие окна. Чтобы элементы подчинялись общей логике продукта, фронтендер взаимодействует с дизайнерами, бэкендерами и UX-аналитиками.

Бэкенд-разработка. Сюда относится работа с бизнес-логикой продукта, сайта или приложения. Иначе говоря, разработчик отвечает за все операции, которые не видит пользователь: за логику и обработку серверных данных, разработку API, управление базами данных.

Например, когда человек нажимает на значок поиска на сайте или в приложении и вводит запрос, то через пару секунд видит результаты. В это время информация уходит на сервер, обрабатывается по определённым алгоритмам. К запросу подбирается правильный ответ и выдаётся пользователю — всё это организовывает бэкенд-разработчик.

Техническая поддержка и развитие готового продукта. Подрядчик исправляет возникающие ошибки, обновляет версию продукта, а также расширяет его функциональность. Например, у компании уже есть CRM-система. Поскольку количество клиентов растёт, нужны дополнительные возможности, чтобы лучше управлять отношениями с покупателями. Эту задачу поручают подрядчику. Если CRM-систему разрабатывали конкретные аутсорс-специалисты, то для развития продукта обычно обращаются к ним же.

DevOps. В этом случае сторонняя команда занимается автоматизацией и управлением ИТ-инфраструктурой. Сюда входят анализ текущего состояния системы, настройка серверов, развёртывание обновлений ПО, повышение производительности и обеспечение безопасности данных. Задача DevOps — обеспечить бесперебойную работу системы. Например, если у вас интернет-магазин и нет навыков для настройки серверов, обновлений, эту задачу можно поручить подрядчикам. Так можно быть уверенным, что магазин будет работать стабильно и без сбоев.

Аналитика. Аутсорс-специалисты погружаются в бизнес-процессы заказчика и продумывают, как встроить в них ИТ-решения. Аналитики прописывают технические требования к продуктам, помогают проектировать цифровые решения и интегрировать их в систему, а также готовят сопроводительную документацию.

Тестирование. Команда проверяет функции ИТ-решения. Специалисты следят за качеством проекта на протяжении всей разработки, проводят ручное тестирование, проверяют соблюдение требований и т. д. Например, когда у разработчика готова новая фича, он передает её тестировщику. Специалист проверяет, как она работает у пользователей, есть ли у неё какие-то баги, не создает ли она проблем в других процессах.

 Как проходит работа на ИТ-аутсорсинге

В каждом конкретном случае этапы работы с подрядчиком на аутсорсе могут отличаться. Чаще всего работа над проектом проходит следующим образом.

Выбирают подрядчика для реализации проекта. Заказчик ищет ИТ-компании, которые смогут решить его задачи. На этом этапе заказчик изучает отзывы, смотрит портфолио, кейсы. Когда заказчик определился с ИТ-компанией, чаще всего ему дают возможность выбрать команду из предлагаемых специалистов. Такой подход практикуем мы в Иностудио — вместе с клиентом отбираем специалистов, которые подходят для конкретной задачи. Например, из 20 наших разработчиков мы выбираем пятерых, у которых есть релевантный опыт. Заказчик просматривает резюме, интервьюирует кандидатов, а также может предложить им тестовое задание. Затем он выбирает специалистов, которым готов доверить проект.

Совместно с исполнителем проводят предпроектное исследование. Это аудит текущих систем в компании, который помогает выявить слабые места и оценить объёмы работы. Кроме того, по результатам исследования подрядчик предлагает решения, которые лучше подходят в конкретной ситуации. Например, в Иностудио мы берёмся даже за задачи, которые ранее выполняли другие разработчики. Наша команда проводит аудит, разбирается в коде и предлагает варианты, как оптимизировать продукт.

Составляют техническое задание. Когда заказчик вместе с подрядчиком обговорили окончательные требования к проекту, их фиксируют в документе — техническом задании (ТЗ). ТЗ помогает чётко определить задачи проекта и контролировать ход работ. Кроме того, с его помощью можно рассчитать объём, сроки и стоимость проекта. В техническом задании прописывают, какой результат должен получить заказчик. Это помогает избежать недопонимания между двумя сторонами.

Приступают к реализации. Проектная команда на аутсорсе начинает выполнять поставленные задачи. Методология работы у разных ИТ-компаний может отличаться. Мы в Иностудио выстраиваем коммуникацию с заказчиком таким образом, чтобы быстро подстраиваться под изменения в проекте. Например, первоначально утвердили один перечень функций, но в процессе стало понятно, что их недостаточно. Тогда мы готовы обсудить изменения и скорректировать совместно с клиентом план проекта.

Контролируют работу над проектом. Чтобы понимать, на каком этапе находится исполнитель и как продвигается проект, заказчику нужно отслеживать ход работ со своей стороны. В Иностудио разработка полностью прозрачна для клиента. Заказчик видит статус проекта, объём проделанной работы, а в конце каждой итерации команда презентует промежуточный результат.

Принимают проект и оплачивают услуги. Когда все задачи выполнены, аутсорс-специалисты демонстрируют результаты работы. На этом этапе заказчику передают инструкции, документацию, а клиент оплачивает сумму, которая была прописана в договоре. Алгоритм расчёта с заказчиком также может отличаться у разных компаний — некоторые работают по предоплате или могут предложить рассрочку.

 Какие есть способы контроля работы на аутсорсе

NDA. Этот документ, который подписывают обе стороны, чтобы защитить конфиденциальность информации. Заказчик и подрядчик обязуются не разглашать и не передавать третьим лицам данные, которые указаны в этом соглашении. Так можно защититься от риска утечки важных данных из компании. Например, если вы хотите разработать мобильное приложение в Иностудио, но опасаетесь, что такой же исходный код будут использовать при работе с другими компаниями, Мы готовы подписать NDA и гарантийное письмо. Кроме того, весь код мы держим на вашей стороне.

Техническое задание. В нём зафиксированы требования заказчика, очерчен перечень работ исполнителя и результат, который должен получить клиент. Это помогает избежать спорных ситуаций, конфликтов, а также оценить качество проекта.

Коммуникация через проектного менеджера. Проектный менеджер следит за сроками, бюджетом, управляет командой. Такой человек может быть как со стороны заказчика, так и подрядчика. Если у вас нет собственного проджекта, в Иностудио готовы предоставить команду вместе с менеджером.

Регулярные встречи по статусу проекта. Так заказчик будет всегда в курсе, на каком этапе сейчас реализация продукта. Помогает организовать такую работу методология Scrum. Её суть в том, что проектная команда собирается, к примеру, раз в неделю, утверждает пул задач на этот период и оценивает результаты предыдущего. Такой подход помогает синхронизироваться, контролировать статус проекта и сроки.

Тестовые базы данных. Это специально созданные или скопированные базы данных компании, которые точно повторяют действующую базу. На ней можно отлаживать продукт, а если при тестировании возникнут сбои, на работоспособность актуального продукта они не повлияют. С помощью таких баз-симуляторов подрядчик может:

• протестировать функциональность приложения;
• оценить производительность продукта;
• найти и отладить баги;
• смоделировать сценарии для проверки работы системы.

Тестовые базы помогают привязывать продукт к реальным базам данных только после полной отладки. Так заказчик будет уверен, что после обновлений работающая система не сломается и бизнес-процессы не остановятся.

Чёткие критерии оценки результата. Их оговаривают перед началом проекта и фиксируют в техническом задании. Так проще оценить качество работы подрядчика. Например, в Иностудио есть чёткие стандарты разработки, регулярный код-ревью и тестирование. Всё это помогает и заказчику, и специалистам оценить техническое решение.

Отчёты о проделанной работе. Отчёты позволяют увидеть промежуточные результаты. Они помогают сделать работу с заказчиком прозрачной и правильно рассчитать оплату.

 В чём разница между аутсорсингом и аутстаффингом

Некоторые ИТ-компании предлагают не только услуги аутсорсинга, но и аутстаффинг. Бывает, что заказчик не всегда понимает, в чём разница и какой вариант подойдёт именно ему. Разберёмся подробнее в этих понятиях.

Аутсорсинг в айти — это передача конкретных функций, процессов и работ сторонней организации. Простыми словами, вы отдаёте определённую задачу «под ключ» другой компании.

Аутстаффинг — это модель найма, при которой сотрудники формально числятся в одной компании, но работают в другой. Например, у вас интернет-магазин, но не хватает разработчиков и администраторов, которые могли бы контролировать его работу. Вы обращаетесь в ИТ-компанию, чтобы вам предоставили специалистов. Разработчики на аутстаффинге выполняют ваши задачи как штатные работники. При этом все вопросы с оформлением, выплатами и юридическими аспектами решает компания-исполнитель. Так заказчик может сократить затраты на персонал и сосредоточиться на своих бизнес-процессах.

 Сколько стоит отдать проект на ИТ-аутсорсинг

Стоимость ИТ-аутсорсинга рассчитывают отдельно под каждый проект. Цена зависит от сложности задачи, объёма, географии, квалификации специалистов и других факторов.

Есть несколько форм оплаты услуг аутсорсинга в айти — каждый подрядчик устанавливает условия самостоятельно. Выделяют два наиболее распространённых варианта:

Fixed Price, или фиксированная стоимость. В этом случае утверждают объём работ, сроки и устанавливают цену до старта проекта. Особенность подхода — в договоре закрепляют чёткие требования к задачам, которые не меняются в процессе. Поэтому важно обговорить все детали проекта заранее — иначе придётся пересматривать стоимость.

Как строится работа:

• заказчик готовит подробное ТЗ, где детально прописаны все требования к проекту;
• подрядчик оценивает ТЗ, озвучивает стоимость и сроки;
• после подписания договора исполнитель разрабатывает продукт в указанные сроки и соблюдает все требования;
• заказчик проверяет, тестирует готовый продукт и принимает проект.

Если в ходе разработки заказчик понимает, что нужен функционал, который не был указан в договоре, согласовывают новое ТЗ, вносят изменения в действующее соглашение или подписывают дополнительное. Подрядчик пересчитывает сроки и стоимость работ. Эта процедура занимает дополнительное время, поэтому Fixed Price лучше выбирать, если вы уверены, что требования к продукту не изменятся.

Time & Materials. Заказчик оплачивает фактическое время подрядчика на разработку продукта. Такая система позволяет дорабатывать продукт в процессе, ориентироваться на изменения в рынке и потребностях аудитории.

Как строится работа:

• заказчик приходит к подрядчику с идеей и исходными требованиями к продукту;
• проект разбивают на этапы и задачи — каждый из них оценивают по срокам и стоимости отдельно, где за основу берут почасовую ставку разработчика;
• на каждом этапе заказчик может вносить изменения в продукт — при этом в конце каждой итерации он получает готовый промежуточный результат;
• клиент оплачивает фактическое время, который занял конкретный этап работ;
• после сдачи продукта заказчик может дополнительно обратиться за доработками или новым проектом.

Такой вариант подходит, если у клиента средний или большой проект, нет детального ТЗ или потребности его прописывать, отсутствуют жёсткие сроки, а продукт нужно постоянно развивать.

 Заключение

Аутсорсинг позволяет компании сосредоточиться на бизнес-процессах. Например, вместо того, чтобы разбираться с ИТ-инфраструктурой или заниматься созданием сайта, вы можете заниматься продажами своего продукта или улучшением услуг.

Не нужно тратить время на поиск и адаптацию новых сотрудников, открывать новые ставки для разовой задачи — проект возьмёт на себя подрядчик, у которого в штате уже есть специалисты с нужными компетенциями. Если же сотрудник на аутсорсе не подойдёт компании по каким-то причинам, его легко можно заменить на другого без сложностей с трудоустройством.

Если сомневаетесь, нужен ли компании аутсорс, мы готовы пообщаться с вами на эту тему. В кратком (не более получаса) созвоне или в мессенджере поможем сформировать потребность и предложим варианты решения задачи. Оставьте заявку любым удобным способом, и наши менеджеры свяжутся с вами.