Когда бизнес задумывается о том, чтобы работать эффективнее и современнее, он приходит к автоматизации HR-процессов. Автоматизация помогает быстрее выполнять нормативные расчёты и онбординг новых сотрудников, также переносит всю важную информацию в одно окно и делает её доступнее. В статье рассмотрим, что именно в HR-отделе можно автоматизировать, какие инструменты использовать и как это сделать пошагово.
В
Процессы автоматизируются при помощи программ. Их выбирают в зависимости от размеров компании и количества задач.
Вот основные типы программ.
Автоматизация HR-процессов — это когда процесс, который долго делал HR-менеджер, начинает быстро выполняться без вмешательства человека. Так экономятся время и силы специалиста, повышается точность расчётов, процессы становятся независимыми от одного человека.
Когда необходима автоматизация HR-процессов.
Регламентация процессов. Вне зависимости от размера компании ей нужны чёткие и последовательные алгоритмы для разных ситуаций. Например, раньше в организации не были прописаны этапы подписания договора с сотрудником на удалёнке. Документы направлялись по почте, терялись, случайно отправлялись версии без правок юриста — беспорядок.
С HR-системой документ можно направлять одновременно юристу и руководителю отдела на согласование, вносить правки в одном окне и постоянно отслеживать статус документа.
Ответственность за решения. Когда HR-отдел растёт, его функции усложняются, и на каждом направлении должно появиться ответственное лицо. Программа позволяет назначать исполнителей, следить за сроками задач и учитывать это в формировании зарплаты.
Экономия на рутинных задачах. Раньше HR-менеджер, чтобы назначить собеседования с кандидатами, проделывал десятки операций: вручную отбирал заявки с почты, мессенджеров и сайта, просматривал резюме, сопоставлял график встреч руководителя и писал каждому кандидату персональное письмо.
Часть описанных выше задач может взять на себя программа. Например, сохранить все заявки в одном месте, стандартизировать резюме для лёгкого просмотра. Также такие программы могут предложить даты и время для интервью и напомнить о встречах.
Акценты на важном. Во многих ПО есть система аналитики, которая подсчитывает важные показатели и выводит их на дашборды. Так можно быстрее заметить сильные и слабые стороны компании, сэкономить время на ручном подсчёте и визуализации. Системы могут показывать данные на выбор, например, план-факт по найму, среднюю продолжительность работы, коэффициенты эффективности или лояльности.
Упрощение работы других отделов. Поскольку HR-отдел — часть большой системы, улучшения затрагивают другие отделы тоже. Например, автоматический подсчёт отпусков и командировок уменьшает количество рутинных задач и в бухгалтерии, так как можно сразу сформировать сумму выплат.
Исправление ошибок. Ещё один плюс — система может определять ошибки точнее и быстрее. Допустим, если сотрудники случайно взяли себе лишние дни отгула или поставили первый день отпуска в выходной.
Легче находить важные документы. Информация становится доступнее, потому что найти цифровой документ проще. При этом данные лучше защищаются, и их хранение не зависит от конкретного сотрудника. Ещё за ними не нужно ходить в другой отдел, а можно получить в несколько кликов.
Рассмотрим основные этапы работы HR-отдела и то, как их можно автоматизировать.
Найм. Программы с модулями ИИ могут автоматически подбирать более подходящих кандидатов, хранить историю сообщений с ними, синхронизироваться с рабочим календарём для назначения встреч и отправлять тестовые задания группам. Также некоторые сервисы позволяют делать невидимые для соискателей комментарии к резюме, автоматически выгружать их и выстраивать воронку подбора.
Онбординг. Сервисы умеют отправлять приветственные письма с важными логинами, паролями, брендбуком и обучающими курсами до начала работы, что удобно, если сотрудники будут работать в гибридном формате. Также они напоминают о незаконченном документарном оформлении на рабочем месте, если не хватает определённых бумаг.
При помощи таких HR-инструментов можно оповестить коллег о трудоустройстве сотрудника — это поднимает командный дух. Или интегрировать в них элементы геймификации, чтобы проходить корпоративное обучение сотрудникам было легче и интереснее.
Повышение производительности. С автоматическими программами можно планировать оптимальную загрузку техники и персонала, понимать, какие направления работы или отделы менее эффективные и требуют развития. HR-сервисы позволяют планировать найм персонала и создавать чек-листы проверки качества услуги/товара.
Повышение лояльности и мотивации. ПО можно использовать, чтобы выстраивать прозрачные системы грейдов, бонусов, номинаций для каждой должности, формировать ежедневные отчёты о проделанной работе, создавать чат-боты и голосовые помощники с опросами о состоянии и пожеланиях сотрудников. Также можно контролировать KPI и выплату премий в зависимости от достигнутого результата.
Обучение и развитие. Есть целые системы корпоративного обучения, в которых можно формировать курсы, записывать тренинги, планировать встречи со смежными отделами, строить базу знаний компании. Так можно быстрее проводить онбординг, растить специалистов внутри компании и постоянно повышать качество услуги/товара. Результаты можно отслеживать в долгосрочной перспективе, например, какие навыки появились у сотрудника за последние 1–3–6 месяцев и как это повлияло на его заработную плату.
Иностудио создаёт образовательные порталы для компаний. Мы разрабатываем корпоративные порталы: создаём базу знаний, удобно её упаковываем и делаем частью внутренней инфраструктуры.
Планирование отпусков. Графики отпусков нужно утвердить за две недели до конца года, когда у всех горят дедлайны. Автоматизированные системы позволяют настроить план так, чтобы отпуска ключевых сотрудников не пересекались, чтобы был учтён остаток с прошлого года и один из периодов был не менее 14 дней. Система будет напоминать об отпуске заранее. Ещё с ней удобнее переносить даты, а у руководителя будет наглядный план отпусков всех сотрудников в одном окне.
Кадровый документооборот. С электронным документооборотом легче обрабатывать, искать и обмениваться документами между отделами. С ним сложнее терять и портить документы благодаря облачному хранению, проще оптимизировать расходы на бумажные носители и пересылку по почте и эффективнее защищать данные средствами шифрования.
Управление заработной платой. Автоматизировать расчёт зарплаты нужно в командах с большим количеством персонала, частыми задержками или перерасчётами, регулярными проверками налоговых органов или руководства.
Мы затрагивали разные виды HR-инструментов в первом разделе, сейчас подробнее поговорим именно про HRM-системы. Они могут быть нескольких типов.
Вот типы HRM-систем для разных функций бизнеса.
Вот какие этапы нужно пройти компании, чтобы автоматизировать HR-процессы.
Potok — сервис полного HR-цикла, в котором можно настроить все процессы: подбор, адаптация, повышение вовлечённости, обучение и целеполагание. Вот ещё несколько плюсов:
Хантфлоу. Эта программа полностью нацелена на рекрутинг: каждый этап можно упростить и ускорить. Вот плюсы работы с Хантфлоу:
E-Staff — ещё одна платформа для рекрутинга со следующими функциональными особенностями:
Talantix — часть экосистемы HH.ru, которую используют для найма кандидатов. У Talantix ряд следующих плюсов:
Все эти системы мы, команда «Иностудио», можем интегрировать с карьерными сайтами. Так становится легче учитывать заявки, оставленные на странице, и усиливается
Важно понимать, что
Если вашей компании актуальна автоматизация
