HR-Tech: современные способы автоматизации процессов и роль технологий в управлении персоналом
Тренд на автоматизацию HR-процессов неизменно растёт. Компании внедряют новые технологии, чтобы эффективнее использовать ресурсы на работу с персоналом. В статье рассказали, какие способы автоматизации актуальны и как внедрять изменения правильно.
Что такое HR-технологии и зачем они нужны компаниям
HR-технологии — это набор инструментов и сервисов, которые используют для найма и развития персонала. Они сопровождают HR-специалистов на всех этапах работы с кандидатами и сотрудниками от подбора до увольнения.
Заменяя человеческий труд программным, можно избавиться от рутины и инвестировать высвободившееся время на реализацию стратегических инициатив. Также использование HR-инструментов влияет на показатели. Например, количественные метрики — за счёт внедрения ATS-системы «Хантфлоу» вакансия закрывается за 33% быстрее. Или качественные — увеличивается число положительных отзывов на сайтах-отзовиках от соискателей, которым понравилось описание процесса найма на карьерном сайте работодателя.
Основные тенденции в сфере HR-Tech
Рынок найма меняется. У соискателей теперь другие приоритеты, и зарплата — не самый важный критерий, который влияет на выбор работодателя. Рассмотрим, что изменилось на привычном рынке труда в 2024 году и как это повлияло на функциональность HR-систем.
Современные HR-технологии развиваются с учётом этих тенденций: облегчают труд рекрутерам и другим сотрудникам. Помогают управлять развитием персонала, оптимизируют внутренние процессы компании, например, позволяют бронировать рабочие места работникам или подписывать документы при помощи электронного документооборота. Далее мы подробнее расскажем о разновидностях систем: что это и зачем необходимо.
ATS — системы автоматизации рекрутинговых процессов
-
ATS или Applicant Tracking System — инструменты, позволяющие отслеживать путь кандидата при найме и управлять всем процессом подбора. Эта система может:
- публиковать вакансии на карьерных сайтах;
- собирать резюме и хранить информацию о кандидатах в одном окне;
- назначать собеседования и напоминать о них;
- общаться с кандидатами и сохранять переписку;
- анализировать показатели найма и находить узкие места в воронке.
КЭДО — система кадрового документооборота
В КЭДО можно подписывать документы в онлайн-формате в несколько кликов. Это удобно для найма удалённых и офисных специалистов. Благодаря ним больше не нужно отправлять оригинал договора транспортной компанией удалённому сотруднику, а офисному — тратить время на визит в отдел кадров или бухгалтерию. КЭДО позволяет:
- запрашивать, загружать и пересылать документы в одной программе;
- выдавать электронные подписи и подписывать документы о приёме на работу;
- создавать уникальные маршруты подписи документа между разными отделами;
- сообщать о новых документах на подпись и напоминать о неподписанных.
Система адаптации персонала
На найм сотрудника тратятся значительные средства. И становится крайне неприятно, когда на испытательном сроке работник понимает, что ошибся с выбором компании, и отказывается от дальнейшего сотрудничества. Чтобы такое происходило как можно реже, работодатель помогает с адаптацией новичков. Во время онбординга новый сотрудник знакомится с культурой компании, ценностями, корпоративными сервисам и процессами. Тогда новичок допустит минимум ошибок на новой должности и сможет быстрее включиться в работу.
Компании, которые заботятся об адаптации персонала, привлекают для помощи новичкам наставников или бадди. Но помимо этого способа есть ещё и другая возможность помочь сотрудникам, например, использовать решения HR-Tech:
- Личный кабинет. При помощи учётной системы в корпоративном портале можно уведомить коллектив о новом сотруднике, поставить задачи для выделения рабочего места другим отделам, сформировать пакет обязательных для изучения документов, выдать пароли и назначить ответственным за первый проект.
- База знаний. Помогает ознакомиться с регламентами, чек-листами, библиотекой. Там же обычно хранятся номера телефонов и адреса электронной почты коллег, организационная структура компании, шаблоны важных документов.
Обучающие порталы и системы развития
Компании, в которых есть системы развития персонала, более устойчивые. Сотрудники, которым работодатель позволяет развиваться, ценят свою работу, выполняют её качественно и ответственно, вовлекаются в проекты и не относятся к ним формально. Всё это также помогает снизить текучку кадров и усиливает HR-бренд. Чтобы реализовать для сотрудников возможность развиваться, используют корпоративные онлайн-платформы.
Как решения HR-Tech помогают эффективнее работать с персоналом
Решения HR-Tech дают отложенный качественный и количественный результаты. Разберём, что получают компании, которые используют HR-инструменты для реализации своей стратегии.
- Удерживают сотрудников. Людям важен личностный рост. Если работодатель предоставляет возможность профессионального развития, увольняться с такого места не захочется.
- Повышают эффективность работы команд. HR-технологии упрощают бизнес-процессы, при этом сотрудники тратят меньше времени и сил на выполнение задач.
- Усиливают HR-бренд. Когда компания транслирует свои ценности и миссию вовне, она привлекает больше целевых соискателей. На карьерных и корпоративных сайтах можно показать все преимущества работы и выделиться среди других компаний.
- Оптимизируют расходы на кадры. Это следствие сильного HR-бренда: кандидаты знают, что работать в компании круто, поэтому делают первый шаг и сами откликаются. Так на закрытие вакансии тратится меньше времени и денег, а из оставшихся откликов можно сформировать мощный кадровый резерв.
HR-процессы, которые можно автоматизировать
Решения HR-Tech можно внедрить в любые этапы работы с персоналом. О том, как автоматизировать процессы, рассказали в другой статье, а здесь поделимся информацией о том, что обычно автоматизируют крупные компании.
- Поиск и подбор сотрудников. Можно автоматически публиковать вакансии, собирать резюме, назначать встречи и отслеживать эффективность офферов.
- Первичная оценка кандидата. Входное тестирование помогает понять, насколько навыки кандидата соответствуют должностным обязанностям. Так проще принять решение о найме.
- Обучение и адаптация. База знаний и онлайн-обучение снижают вероятность увольнения в первые месяцы и помогают добиться высокой эффективности от сотрудника быстрее. Также благодаря обучающей онлайн-платформе можно развиваться в профессии в любое время и в любом месте, создавать авторские курсы и проводить тестирования.
- Проведение исследований. Интеграции с сервисами по проведению опросов помогают собирать обратную связь от сотрудников и в перспективе позволяют реагировать на недостатки быстрее.
- Корпоративные мероприятия. Например, внутри корпоративного портала можно настроить гибкую систему уведомлений о событиях, также организовывать и проводить внутренние митапы и встречи.
- Геймификация. Игровые механики применяют во многих HR-решениях. Например, в личном кабинете сотрудника можно реализовать систему наград, которые будут доставаться за определённые достижения. Ещё один вариант вовлечения в корпоративную жизнь компании — магазин мерча. При помощи виртуальной валюты можно мотивировать сотрудников участвовать в мероприятиях, получать за них баллы и тратить монеты на нематериальные награды.
Примеры применения решений HR-Tech
Карьерный сайт для Альфа-Банка
Контекст. Альфа-Банк — крупнейший банк России с 800 отделениями более чем в 1000 городах страны. Каждый день банку требуется около тысячи новых сотрудников разных специальностей во всех городах России. В качестве инструмента для решения такой масштабной задачи в компании выбрали карьерный сайт. В 2020 году Альфа-Банк обратился в Иностудио, чтобы мы улучшили действующий сайт — сделали современным и удобным.
- Перед нами стояли следующие задачи:
- Обновить стек технологий.
- Усилить защиту конфиденциальных данных банка.
- Добавить возможность администрировать сайт силами сотрудников банка.
- Привести дизайн в соответствие с брендбуком.
Результат. Мы разработали привлекательный карьерный сайт и настроили необходимые интеграции с
Личный кабинет для Южного федерального университета
Контекст. Раньше приемная кампания в вузе проводилась очно: студенты приносили документы лично, а менеджеры вручную вносили данные в программу. У такой системы есть минусы — абитуриентам из других регионов сложнее поступить в университет. Ведь процесс подачи документов долгий, сложный, требуется потратить время на поездку.
Задача. Необходимо было не только успешно провести приёмную кампанию в 2022 году, но и охватить большее количество абитуриентов. Было важно было создать технологичное решение, «единое окно», в котором поступающие смогут отслеживать статус заявления, а сотрудники приёмной комиссии — работать с документами.
Решение. Удобная для абитуриента платформа, благодаря которой понятен статус заявлений. Вуз на этой площадке может проводить вступительные испытания, передавать данные в госорганы, принимать заявления из любой точки страны через «Госуслуги».
Результат. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила 50 000 абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления.
Система бронирования рабочих мест для компании «Иностудио»
Контекст.
Задача. Оптимизировать количество рабочих мест и их заполнение. Компании нецелесообразно держать рабочее место для каждого сотрудника гибридного формата работы. Они не приходят все одновременно. Но при этом всегда должны быть места, если один из них планирует прийти в офис. Нужно решение, при котором специалист, планирующий сегодня поработать в офисе, будет уверен, что для него всегда есть свободное место.
Решение. Приложение, в котором можно забронировать места для себя или коллег, отменять бронирование, управлять пользователями, формировать отчёты о компенсациях и планировать техобслуживание рабочих мест.
Результат. Оптимизировали использование рабочего пространства и автоматизировали подсчёт компенсаций за использование личного оборудования.
Карьерный сайт для Alfa Digital
Контекст. Alfa Digital — это сообщество внутри
Перед нами стояли следующая задача: перенести сайт, разработанный ранее силами банка, в инфраструктуру основного карьерного сайта и доработать под новые требования. А дальше осуществлять поддержку и развитие сайта силами нашей команды.
Результат работы: перенесли сайт во внутреннюю инфраструктуру, настроили интеграции с
Карьерный сайт для МТС Финтех
Контекст. МТС Финтех — одно из ключевых направлений экосистемы МТС, которое предоставляет комфортную среду для более чем 5 000 сотрудников. Основной фокус клиента — развитие финансовых сервисов и создание технологичных продуктов. Чтобы усилить
Задача. Реализовать
Что сделали. Разработали для МТС Финтех собственное и независимое
Заключение
Использование
Внедрить решения
